Juknis Pengawasan Kinerja Kepala Desa oleh BPD

Petunjuk Teknis atau Juknis Pengawasan Kinerja Kepala Desa oleh BPD merupakan panduan yang disusun untuk membantu Badan Permusyawarataan Desa (BPD) dalam melakukan pengawasan terhadap kinerja Kepala Desa. Juknis ini menjabarkan fungsi BPD yang diamanatkan pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 110 Tahun 2016 tentang Badan Permusyawaratan Desa, pasal 21 huruf c yaitu: “melakukan pengawasan kinerja Kepala Desa” dan juga merujuk pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 73 Tahun 2020 tentang Pengawasan Pengelolaan Keuangan Desa, khususnya BAB IV- Pengawasan Oleh Badan Permusyawaratan Desa. Selain ini Juknis ini telah disinkronisasikan dengan peraturan perundangan lain yang terkait.

Juknis ini juga sebagai acuan bagi Pemerintah dan Pemerintah Daerah (Provinsi, Kabupaten/Kota) dalam melakukan pembinaan dan pengawasan seria sebagai acuan untuk kebijakan pengawasan Kinerja Kepala Desa. Juknis ini yang dikelaurkan oleh Kementerian Dalam Negeri juga dapat menjadi panduan bagi Kepala Desa dan perangkat Desa dalam memberi umpan balik terhadap hasil pengawasan Kinerja Kepala Desa oleh BPD.

Pengawasan terhadap kinerja Kepala Desa diharapkan dapat menciptakan sinergi antara BPD dan Kepala Desa dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan desa yang baik di Desa, sehingga penyelenggaraan Pemerintahan Desa, pelaksanaan pembangunan Desa, pembinaan kemasyarakatan Desa serta pemberdayaan masyarakat Desa, terlaksana semakin baik dan sesuai dengan kaidah serta ketentuan yang berlaku.

1. Juknis Pengawasan Kinerja Kepala Desa oleh BPD

1.1. Latar Belakang

Keberhasilan atau kegagalan penyelenggaraan pemerintahan Desa sangat ditentukan oleh kinerja Kepala Desa, dalam bidang penyelenggaraan Pemerintahan Desa, pelaksanaan pembangunan Desa, pembinaan kemasyarakatan Desa dan pemberdayaan masyarakat Desa. Dalam pelaksanaan tugas Kepala Desa harus berdasarkan kewenangan desa yang meliputi:

• Kewenangan berdasarkan hak asal usul;
• Kewenangan lokal berskala desa;
• Kewenangan yang ditugaskan oleh Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, atau Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; dan
• Kewenangan lain yang ditugaskan oleh Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, atau Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Badan Permusyawaratan Desa atau yang disebut dengan nama lain, yang selanjutnya disebut BPD, memilki kedudukan, fungsi, dan tugas yang sangat strategis di Desa. Salah satu fungsi dan tugas BPD yang strategis adalah melaksanakan pengawasan kinerja Kepala Desa.

Supaya fungsi pengawasan bisa berjalan dengan baik, maka setiap anggota BPD harus memahami bagaimana proses pengawasan tersebut dilaksanakan. Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 110 Tahun 2016 tentang Badan Permusyawaratan Desa, hal tersebut belum dijabarkan secara teknis. Untuk mendukung upaya tersebut, maka Juknis Pengawaan Kinerja Kepala Desa oleh BPD menjadi penting untuk segera diterbitkan.

Selain itu, berdasarkan hasil pemantauan dan masukan dari lapangan, bahwa praktek pengawasan kinerja Kepala Desa oleh BPD masih sangat sedikit dilaksanakan. Hal ini dapat dilihat dari rendahnya aktivitas pengawasan oleh BPD maupun dampak dari hasil pengawasan yang dilakukan. Sementara itu kinerja para Kepala Desa masih rendah, bahkan banyak ditemukan penyalahgunaan wewenang yang menimbulkan kerugian negara maupun kerugian bagi masyarakat desa. Rendahnya aktivitas pengawasan oleh BPD, disebabkan beberapa faktor di antaranya:

1. Terbatasnya pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh anggota BPD;
2. Belum adanya pedoman yang secara teknis bisa dijadikan rujukan dan memperjelas batasan kewenangan BPD dalam melakukan pengawasan;
3. Rendahnya pembinaan dan pengawasan kinerja BPD oleh Pemerintah Daerah Provinsi maupun Kabupaten/Kota.

Berdasarakan kondisi objektif itu, juknis ini menjadi penting untuk disusun dan disebarluaskan penggunaannya. Juknis ini diharapkan bisa dijadikan pedoman bagi setiap anggota BPD dalam menjalankan fungsi, tugas, hak, dan kewajiban BPD dalam melaksanakan kegiatan pengawasan terhadap kinerja Kepala Desa. Pada gilirannya pembangunan di desa-desa dapat memberikan dampak dan manfaat yang lebih besar dalam mewujudkan kesejahteraan masyarakat desa. Dalam pelaksnaan pengawasan kinerja kepala Desa tersebut menggunakan Instrumen Pengawasan BPD.

1.2. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa;
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa;
3. Permendagri Negeri Nomor 111 Tahun 2014 Tentang Pedoman Teknis Peraturan di Desa;
4. Permendagri Nomor 114 Tahun 2014 Tentang Pedoman Pembangunan Desa;
5. Permendagri Nomor 82 Tahun 2015 tentang Pengangkatan dan Pemberhentian Kepala Desa;
6. Permendagri Nomor 84 Tahun 2015 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pemerintahan Desa;
7. Permendagri Nomor 1 Tahun 2016 Tentang Pengelolaan Aset Desa;
8. Permendagri Nomor 44 Tahun 2016 Tentang Kewenangan Desa;
9. Permendagri Nomor 110 Tahun 2016 tentang Badan Permusyawaratan Desa;
10. Permendagri Nomor 20 Tahun 2018 Tentang Pengelolaan Keuangan Desa;
11. Permendagri Nomor 73 Tahun 2020 tentang Pengawasan Pengelolaan Keuangan Desa.
12. Peraturan Menteri Desa, PDTT Nomor 21 Tahun 2020 tentang Pedoman Umum Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa.

1.3. Tujuan

Tujuan diterbitkannya Juknis Pengawasan Kinerja Kepala Desa oleh BPD ini adalah:

1. Sebagai pedoman bagi setiap angota BPD dalam menjalankan fungsi dan tugas pengawasan kinerja Kepala Desa dalam penyelenggaraan pemerintahan desa, pelaksanaan pembangunan Desa, pembinaan kemasyarakatan Desa, pemberdayaan masyarakat Desa dan penanggulangan bencana dan keadaan mendesak Desa;
2. Sebagai pedoman bagi Kepala Desa dan perangkat Desa dalam memberikan umpan balik tehadap hasil Pengawasan Kinerja Kepala Desa oleh BPD; dan
3. Sebagai referensi bagi Pemerintah dan Pemerintah Daerah dalam menyusun dan memfasilitasi kebijakan teknis tentang pengawasan kinerja Kepala Desa oleh BPD.

1.4. Sasaran

Sasaran pengguna dan pemanfaat Juknis ini adalah seluruh pemangku kepentingan yang berperan dalam mewujudkan terlaksananya pengawasan kinerja Kepala Desa oleh BPD.

1.5. Ruang Lingkup

Petunjuk Teknis ini memberikan arahan kepada semua anggota BPD, Kepala Desa dan pihak lainnya yang terkait dalam Pengawasan Kinerja Kepala Desa, dengan ruang lingkup yang meliputi:

1. Pendahuluan, berisi uraian tentang latar belakang, dasar hukum, tujuan, sasaran dan ruang lingkup juknis;
2. Pengawasan Kinerja Kepala Desa Oleh BPD, berisi penjelasan tentang batasan pengertian, ruang lingkup pengawasan, prinsip pengawasan, indikator kinerja kepala desa, dan instrumen pengawasan;
3. Pelaksanaan Pengawasan Oleh BPD, berisi penjelasan tentang kegiatan persiapan, pelaksanaan pengawasan oleh BPD dalam bentuk kegiatan monitoring dan evaluasi serta umpan balik dan pembahasan hasil pengawasan;
4. Laporan Hasil Pengawasan, berisi penjelasan tentang penyusunan laporan hasil pengawasan, dan penyampaian laporan hasil pengawasan;
5. Penutup

Juknis ini juga dilengkapi dengan lampiran yang terdiri dari tabel waktu pelaksanaan monitoring kegiatan, instrumen monitoring kegiatan dan petunjuk pengisiannya, instrument hasil monitoring kegiatan dan petunjuk pengisiannya, instrument evaluasi kinerja Kepala Desa dan cara pengisian serta matrik hasil pengawasan kinerja Kepala Desa oleh BPD.

2. Pengawasan Kinerja Kepala Desa oleh BPD

2.1. Batasan Pengertian

Beberapa pengertian terkait dengan Juknis ini mengikuti ketentuan umum sebagaimana dalam Undang-Undang tentang Desa maupun Peraturan Menteri terkait. Pengertian tersebut meliputi: Desa, Pemerintahan Desa, Pemerintah Desa, Badan Permusyawaratan Desa, Pembangunan Desa, Musyawarah Desa, Musyawarah Perencanaan pembangunan Desa, Badan Usaha Milik Desa (BUM Desa), Rencana Pembangunan Jangka Menengah Desa (RPJM Desa), Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKP Desa) termasuk tahapan dalam penyusunan RKP Desa itu sendiri, Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa (APB Desa), Keuangan Desa, Pengelolaan Keuangan Desa, dan Aset Desa.

Batasaan-batasan pengertian lebih lanjut terkait dengan materi pengawasan kinerja Kepala Desa oleh BPD mengikuti ketentuan sebagai berikut:

1. Pengawasan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menjaga kualitas pelaksanaan sebuah kegiatan sesuai dengan rencana dengan menggunakan aturan dan instrumen yang telah ditetapkan;
2. Pengawasan kinerja Kepala Desa adalah proses monitoring dan evaluasi BPD terhadap pelaksanaan tugas Kepala Desa;
3. Monitoring adalah kegiatan pemantauan, pengumpulan data, dan informasi untuk melihat hasil kinerja Kepala Desa secara terus menerus dalam suatu rangkaian kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan penyelenggaraan pemerintahan desa;
4. Evaluasi Kinerja Kepala Desa oleh BPD adalah suatu kegiatan pengukuran pencapaian oleh BPD terhadap indikator kinerja pada kegiatan yang telah dimonitoring dan telah mendapat umpan balik dari Kepala Desa;
5. Meminta Keterangan adalah pelaksanaan atas hak BPD untuk mendapatkan informasi, klarifikasi, penjelasan atas penyelenggaraan pemerintahan desa dari Kepala Desa baik secara lisan maupun tertulis;
6. Pernyataan Pendapat BPD adalah kesimpulan akhir BPD atas hasil pengawasan kinerja Kepala Desa yang dibuat secara cermat dan objektif, dibahas dan diputuskan dalam musyawarah BPD, serta dituangkan melalui Keputusan BPD;
7. Indikator Kinerja Kepala Desa adalah penjabaran pelaksanaan tugas, kewajiban, hak, dan wewenang Kepala Desa sesuai dengan peraturan perundangan;
8. Instrumen Pengawasan Kinerja Kepala Desa adalah alat yang digunakan oleh BPD dalam melaksanakan pengawasan kinerja Kepala Desa pada setiap tahapan penyelenggaraan pemerintahan desa sebagai bahan untuk menyusun hasil evaluasi kinerja Kepala Desa oleh BPD;
9. Laporan Hasil pengawasan Kinerja Kepala Desa atau disingkat LHKP Kepala Desa adalah laporan akhir BPD tentang hasil pengawasan kinerja Kepala Desa pada setiap tahapan dan atau kegiatan penyelenggaraan pemerintahan desa; dan
10. Musyawarah Internal BPD merupakan forum permusyawaratan yang diikuti oleh Badan Permusyawaratan Desa untuk memusyawarahkan hal yang terkait dengan tugas dan fungsi BPD.

2.2. Ruang Lingkup

Pengawasan Ruang lingkup kegiatan pengawasan yang dilkakuan oleh BPD meliputi keseluruhan tugas dan kewajiban Kepala Desa dalam bidang penyelenggaraan pemerintahan Desa, pelaksanaan pembangunan Desa, pembinaan kemasyarakatan Desa dan pemberdayaan masyarakat Desa.

BPD melakukan pengawasan melalui monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas Kepala Desa yang meliputi perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan penyelenggaraan Pemerintahan Desa.

Adapun bentuk pengawasan kinerja Kepala Desa oleh BPD ini adalah:

1. Mengukur capaian kinerja Kepala Desa dalam pemenuhan pelaksanaan tugas, kewajiban, hak dan kewenangannya dalam setiap tahapan penyelenggaraan pemerintahan desa;
2. Memberikan rekomendasi kepada Kepala Desa sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan desa yang lebih efektif, efisien, terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan baik kepada pemerintah maupun masyarakat desa;
3. Memastikan terjadinya check and balance dalam penyelenggaraan Pemerintahan Desa, sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesarbesarnya bagi masyarakat Desa.
4. Memberikan gambaran atas capaian kinerja Kepala Desa kepada Bupati/Walikota melalui Camat serta Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP) Kabupaten/Kota untuk dijadikan bahan evaluasi dan pembinaan lebih lanjut.

2.3. Prinsip Pengawasan

Agar kegiatan pengawasan berjalan sesuai dengan tujuannya, maka pelaksanaannya harus memenuhi prinsip-prinsip pengawasan antara lain: objektif dan profesional, transparan, partisipatif, akuntabel, berorientasi solusi, terintegrasi, dan berbasis indikator kinerja.

1. Obyektif dan Profesional
   Pelaksanaan pengawasan dilakukan secara profesional berdasarkan analisis data yang lengkap dan akurat agar menghasilkan penilaian yang obyektif dan tepat dalam memberikan masukan terhadap pelaksanaan kegiatan. Informasi harus diuji silang dengan sumber lain untuk menjamin akurasinya agar dapat membantu memperbaiki kinerja pelaksanaan sebuah kegiatan.
2. Transparan
   Pengawasan harus dilakukan dalam suasana yang mendorong kebebasan menyampaikan pendapat dan informasi yang bertanggung jawab. Kegiatan pengawasan harus diketahui masyarakat luas terutama oleh pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan. Hasil pengawasan oleh BPD harus disampaikan kepada Kepala Desa, masyarakat, Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota melalui Camat dan APIP Daerah.
3. Partisipatif
   Semua pelaku kegiatan, terutama masyarakat, bebas untuk menyampaikan dan melaporkan kondisi obyektif termasuk berbagai masalah yang ada serta kontribusi untuk perbaikannya.
4. Akuntabel
   Pelaksanaan pengawasan harus dapat dipertanggungjawabkan secara internal BPD maupun eksternal.
5. Berorientasi
   Solusi Pelaksanaan pengawasan terutama terhadap hasil dan rekomendasi yang disampaikan diorientasikan untuk menemukan solusi pelaksanaan yang lebih baik lagi serta solusi atas masalah yang terjadi sebagai pijakan peningkatan kinerja.
6. Terintegrasi
   Kegiatan pengawasan yang dilakukan BPD merupakan bagian dari pengawasan pemerintah dan masyarakat dalam tata kelola pemerintahan desa. Hasil-hasil pengawasan menjadi masukan dan dilaporkan kepada Camat dan Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP) Kabupaten/Kota.
7. Berbasis Indikator Kinerja
   Pelaksanaan pengawasan dilakukan berdasarkan kriteria atau indikator kinerja, baik indikator masukan, proses, keluaran, hasil maupun dampak terhadap program/kegiatan/masyarakat.
8. Berkelanjutan
   Tak kalah pentingnya, agar kegiatan pengawasan oleh BPD dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan.

2.4. Indikator Kinerja Kepala Desa

Indikator Kinerja Kepala Desa diukur berdasarkan keseluruhan aktivitas/ kegiatan Kepala Desa yang ditugaskan oleh peraturan perundangan di masing-masing tahapan dan kegiatannya. Oleh karena itu, indikator kinerja Kepala Desa disusun berdasarkan indikator masukan, indikator proses, indikator hasil, dan indikator kualitas hasil dan proses. Sementara untuk kegiatan lainnya, indikator kinerjanya langsung dirinci sesuai dengan tugastugas Kepala Desa pada kegiatan tersebut, berikut penjelasannya:

1. Indikator masukan, digunakan untuk mengukur jumlah sumberdaya baik berupa dana, SDM, sarana/prasarana, dan material lainnya yang dipergunakan dan harus disediakan agar proses kegiatan dapat mencapai tujuan dan hasil yang diharapkan.
2. Indikator proses, digunakan untuk menggambarkan proses atau kegiatan yang dilakukan Kepala Desa yang harus terjadi dalam proses pelaksanaan sebuah kegiatan.
3. Indikator hasil, digunakan untuk mengukur sejauh mana hasil nyata sebuah pelaksanaan kegiatan terlaksana.
4. Indikator Kualitas Hasil dan Proses, digunakan untuk mengetahui sejauh mana pencapaian tujuan dari pelaksanaan sebuah kegiatan yang ditugaskan.

Rincian indikator kinerja pada masing-masing kegiatan disajikan dalam lampiran petunjuk teknis ini. Tugas BPD untuk memastikan hal tersebut dilaksanakan dengan baik oleh Kepala Desa supaya penyelenggaraan Pemerintahan Desa bisa mencapai tujuannya.

2.5. Instrumen Pengawasan

Instrumen pengawasan disusun berdasarkan jenis kegiatan pada masingmasing tahapan penyelenggaraan Pemerintahan Desa. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan BPD melakukan pengawasan sesuai dengan fokus kegiatan yang akan diawasi.

Pengawasan oleh BPD menggunakan 4 (empat) jenis alat bantu/intrumen. Keempat jenis alat bantu/intrumen tersebut yaitu:

1. Instrumen Monitoring,
2. Instrumen Evaluasi,
3. Instrumen Hasil Evaluasi, dan
4. Matrik Hasil Pengawasan.

Bentuk masing-masing alat bantu/instrumen diatas dan cara pengisiannya terdapat pada lampiran yang tidak terpisahkan dari Petunjuk Teknis ini.

Pelaksanaan Pengawasan oleh BPD

Kegiatan pengawasan kinerja Kepala Desa oleh BPD dilaksanakan secara terencana melalui mekanisme kerja kelembagaan. Pelaksanaan pengawasan sebaiknya dibagi dalam tiga jadwal sesuai dengan tiga tahapan penyelenggaraan pemerintahan desa yaitu: tahap perencanaan, tahapan pelaksanaan, dan tahapan pelaporan. Masing-masing fokus pengawasan pada tahapan tersebut bisa dilaksakan lebih dari satu kali secara berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan. Ada baiknya pula, setiap awal tahun BPD telah membuat rencana kerja induk untuk periode satu tahun yang di dalamnya memuat rencana pengawasan.

Pelaksanaan pengawasan oleh BPD pada setiap tahapannya meliputi: (1) kegiatan persiapan, (2) kegiatan monitoring, (3) kegiatan evaluasi, (4) kegiatan pembahasan dan umpan balik, dan (5) kegiatan pelaporan.

3.1. Kegiatan Persiapan

Sebelum dilaksanakan kegiatan pengawasan, maka penting bagi BPD untuk melakukan persiapan dengan baik. Kegiatan persiapan dilaksanakan di sekretariat BPD melalui Musyawarah Internal BPD.

Rangkaian/alur kegiatan persiapan ini dapat dilihat pada gambar berikut:

Berikut penjelasan terhadap kegiatan persiapan pengawasan:

1. Pembagian anggota Tim Pengawas
   Semua anggota BPD berbagi dalam tim pengawas. Apabila pengawasan hanya dilakukan pada satu bagian kegiatan saja maka pembagian anggota tim lebih difokuskan pada pembagian pendalaman indikator kinerja yang akan diawasi. Namun apabila jenis kegiatan terutama dalam pelaksanaan APB Desa meliputi beragam kegiatan, maka setiap kali pelaksanaannya bisa dibagi dalam anggota tim. Pembagian anggota tim sebaiknya ada hubungannya dengan kedudukan anggota BPD dalam bidangnya masingmasing. Contoh, anggota BPD pada Bidang Penyelenggaraan Pemerintahan dan Pembinaan Kemasyarakatan beserta sebagian unsur pimpinan akan menjadi anggota tim pengawas pada pelaksanaan kegiatan APB Desa Bidang Penyelenggaraan Pemerintahan dan Bidang Pembinaan Kemasyarakatan Desa, dan sebaliknya.
2. Pengenalan dan pemahaman instrumen pengawasan
   Sekretaris BPD dibantu tenaga staf administrasi membagikan seluruh instrumen pengawasan kepada seluruh anggota BPD. Instrumen pengawasan ada dua macam yaitu “instrument monitoring” dan “instrument evaluasi”. Ketua BPD memandu proses pendalaman dan penyamaan pemahaman bersama atas instrumen tersebut. Seluruh anggota BPD diwajibkan memahami, tahu cara mendapatkan informasi, serta dapat mengisi seluruh indikator pada instrumen pengawasan tersebut. (Instrumen Monitoring dan Instrumen Evalauasi serta penjelasan cara pengisian terdapat pada lampiran Juknis ini)
3. Mempelajari regulasi terkait sasaran pengawasan
   Ketua atau unsur pimpinan BPD memandu jalannya musyawarah untuk melakukan pendalaman sekaligus mengingat kembali kedalaman regulasi terkait dengan sasaran pengawasan yang akan dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan supaya seluruh anggota BPD memahami secara utuh keterkaitan indikator kinerja Kepala Desa serta dapat saling bertukar pemikiran pada saat dilakukan pengawasan. Undang-Undang Nomor 6 tahun 2014 tentang Desa digunakan sebagai rujukan regulasi untuk keseluruhan instrumen pengawasan. Namun demikian, secara spesifik perlu dipelajari regulasi turunannya. Berikut regulasi rujukan untuk masingmasing sasaran pengawasan kinerja Kepala Desa:
4. Membuat daftar dokumen pendukung yang harus dipersiapkan Pemerintah Desa
   Musyawarah Internal BPD membahas dan menyusun daftar dokumen pendukung yang harus dipersiapkan oleh Pemerintah Desa. Dokumen pendukung menjadi bagian pencermatan dalam instrumen pengawasan. Untuk kelancaran proses pengawasan, dokumen tersebut harus sudah tersedia (bila ada) pada saat pelaksanaan pengawasan.
5. Menetapkan tanggal dan lokasi pelaksanaan pengawasan.
   Musyawarah Internal BPD membahas dan menyepakati tanggal pelaksanaan pengawasan berikut lokasi-lokasi yang akan dikunjungi sekaligus sebagai objek pengawasan oleh BPD.
6. Penetapan ruang lingkup dan metode pengawasan
   Ruang lingkup pengawasan dimaksud adalah berupa kegiatan apa dan pada tahapan mana yang akan dijadikan sasaran pengawasan. Sedangkan metode pengawasan merupakan mekanisme pelaksanaan yang nantinya akan dilakukan. Apakah akan dimulai dengan pencermatan dokumen pendukung di kantor desa terlebih dahulu, baru kemudian dilakukan monitoring ke lapangan, atau sebaliknya. Musyawarah internal membahas dan menyepakati mana yang lebih mudah dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan kebutuhannya.
7. Pembagian fokus indikator pengawasan
   Anggota BPD berbagi fokus pendalaman terhadap beberapa capaian indikator, baru kemudian saling melengkapi.
8. Pembuatan dan penyampaian surat pemberitahuan agenda pelaksanaan pengawasan kepada Kepala Desa
   Sekretaris BPD dibantu tenaga staf administrasi membuat konsep surat pemberitahuan yang melampirkan susunan tim pengawas, agenda dan lokasi kegiatan, dan daftar dokumen pendukung yang harus dipersiapkan oleh Pemerintah Desa.

3.2. Pelaksanaan Pengawasan oleh BPD

Pengawasan kinerja Kepala Desa oleh BPD dilaksanakan melalui kegiatan monitoring dan evaluasi.

Pelaksanaan pengawasan dilakukan secara terbuka, jujur, objektif, dan dalam hubungan kerja yang harmonis serta semangat untuk tata kelola dan pelayanan bagi masyarakat desa yang lebih baik. Jika hasilnya nanti ditemukan kekurangan atau kekeliruan dalam penyelenggaraan oleh Kepala Desa, merupakan bagian koreksi dan rekomendasi untuk perbaikan sesegera mungkin dalam upaya meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan desa.

Alur pelaksanaan Pengawasan oleh BPD dapat digambarkan sebagai berikut:

3.2.1. Pelaksanaan Kegiatan Monitoring

Langkah-langkah yang dilakukan BPD saat melaksanakan monitoring kegiatan dalam rangka pengawasan adalah sebagai berikut:

1. Memastikan semua anggota BPD membawa instrumen pengawasan sesuai dengan kegiatan yang akan dilakukan pengawasan.
2. Melakukan koordinasi dengan Kepala Desa sekaligus memastikan kesiapan para pihak yang akan dimintai keterangan.
3. Menyampaikan maksud dan tujuan serta meminta kesedian Kepala Desa atau perangkat Desa yang mendapat tugas membantu memfasilitasi dan memberikan keterangan sesuai dengan permintaan dari Tim Pengawas dalam hal ini anggota BPD.
4. Meminta dokumen pendukung pada bagian indikator masukan, gunakan instrumen pengawasan yang telah disiapkan.
5. Meminta informasi terkait semua dokumen pendukung yang tersedia, apakah merupakan salinan resmi dan terbaru sesuai dengan kebutuhannya.
6. Meminta keterangan antara lain seperti apakah dokumendokumen pendukung tersebut difahami Kepala Desa? Saat melakukan kegiatan apakah dipergunakan sebagi rujukan? Bagaimana caranya? Berikan catatan pada kolom “Catatan” pada instrumen.
7. Apabila dokumen rujukan tidak dimilki desa, tanyakan kepada Kepala Desa atau Perangkat yang bertugas mendampingi, apa alasannya? Berikan catatan pada instrumen di bagian kolom yang telah disediakan.
8. Lanjutkan dengan meminta keterangan dan informasi pada bagian “Indikator Proses” pada setiap indikator kinerja yang ada dalam instrumen. Lakukan dengan cara yang hampir sama pada saat menggali keterangan pada “Indikator Masukan” dengan pengembangan sesuai kebutuhan pada indikator kinerja masingmasing.
9. Meminta informasi terkait dokumentasi pelaksanaan kegiatan seperti Berita Acara, Daftar Hadir, Foto Kegiatan, Peraturan Desa, Peraturan Kepala Desa maupun Keputusan Kepala Desa serta dokumen lain yang sesuai/mendukung kegiatan. Minta keterangan apakah tersedia atau tidak, disusun dalam arsip yang tertib atau tidak, telah memenuhi ketentuan perundangan atau tidak.
10. Untuk indikator kinerja yang berhubungan dengan masyarakat, perlu dilakukan uji silang dengan melakukan uji petik kepada masyarakat langsung, terutama para pekerja, penerima manfaat perwakilan dari masyarakat miskin, masyarakat adat, perempuan, penyandang disabilitas, dan kelompok rentan lainnya sesuai dengan konteks masing-masing wilayah.
11. Untuk setiap keterangan yang diberikan pada masing-masing indikator, dicatatkan pada kolom pemenuhan “Ya” atau “Tidak” serta beri keterangan pada kolom “Catatan”.
12. Lakukan langkah ke 8 sampai langkah ke 11 untuk mengisi intrumen pengawasan pada bagian “Indikator Hasil” dan “Kualitas Proses dan Hasil”.
13. Pada bagian akhir instrumen pengawasan, tuliskan juga nama responden, status/jabatan, alamat, nomor kontak dan tanda tangan responden. Tuliskan tanggal pelaksanaan pengawasan dan nama anggota BPD yang melakukan pengawasan.
14. Apabila telah selesai, informasikan tahapan berikutnya, yaitu tahapan evaluasi berdasarkan keterangan dan informasi yang diperoleh serta akan melakukan umpan balik dan pembahasn dengan Kepala Desa dalam Musyawarah BPD.
15. Ketua BPD menyampaikan jadwal Musyawarah Internal BPD untuk melakukan evaluasi dan pembahasan capaian kinerja Kepala Desa. Diingatkan kepada seluruh anggota BPD untuk mempelajari hasil monitoringnya, hadir lengkap pada waktunya dengan membawa kembali instrumen pengawasannya.

3.2.2. Pelaksanaan Kegiatan Evaluasi

Kegiatan evaluasi merupakan penilaian atas capaian kinerja Kepala Desa pada tahapan dan kegiatan yang telah dilaksanakan pengawasan berdasarkan hasil monitoring oleh BPD. Kegiatan evaluasi dilaksanakan apabila keseluruhan tahapan pelaksanaan monitoring pada kegiatan tersebut sudah selesai dilaksanakan, serta keterangan dan informasinya sudah dianggap cukup oleh seluruh anggota BPD.

Evaluasi kegiatan dilaksanakan oleh seluruh anggota BPD, bertempat di sekretariat BPD melalui forum Musyawarah Internal BPD paling lama 2 (dua) hari kerja setelah kegiatan monitoring.

Berikut langkah pelaksanaan evaluasi kinerja Kepala Desa:

1. Ketua atau unsur pimpinan BPD bertindak selaku Pimpinan Musyawarah, membuka acara pembahasan evaluasi kinerja Kepala Desa berdasarkan data dan informasi hasil monitoring.
2. Pimpinan musyawarah mempersilahkan untuk melakukan pembahasan dan pencermatan hasil pengisian instrumen monitoring dalam musyawarah bdang secara bersamaan dalam tempat yang agak terpisah.
3. Masing-masing Ketua Bidang memimpin pembahasan dan pencermatan hasil pengisian instrumen monitoring.
4. Masing-masing bidang menyusun catatan dan rekomendasi sesuai dengan bidangnya. Catatan berupa indikator kinerja apa saja yang sudah terpenuhi dan perlu dipertahankan, sudah terpenuhi tapi perlu ditingkatkan, serta indikator yang perlu dipenuhi oleh Kepala Desa.
5. Setelah musyawarah bidang selesai, Pimpinan musyawarah melanjutkan pembahasan secara bersama-sama.
6. Musyawarah bersama membahas dan mengelompokan berapa banyak indikator kinerja yang sudah terpenuhi.
7. Selanjut melakukan penghitungan pemenuhan setiap indikator, yaitu menghitung jumlah “Ya” dan dan jumlah “tidak”. Jumlah “Ya” dan jumlah “Tidak”, serta catatannya dipindahkan ke lembar instrument evaluasi yang telah disiapkan. (instrumen evaluasi kinerja kepala Desa dan cara pengisiannya terdapat pada lampiran yang tidak terpisahkan dari Juknis ini)
8. Bila seluruh anggota sudah sepakat atas hasil musyawarah, maka dibuatkan Berita Acara dan penandatangan daftar hadir. Selanjutnya menyepakati jadwal Musyawarah BPD untuk melaksanakan umpan balik dan pembahasan dengan Kepala Desa. Kegiatan ini dilaksanakan paling lama dalam 5 (lima) hari kerja sejak musyawarah internal ini.
9. Selanjutnya Sekretaris BPD dibantu staf administrsi menyiapkan: (Lampiran Berita Acara musyawarah internal BPD tentang laporan pendahuluan hasil pengawasan kinerja Kepala Desa dan Surat undangan kepada Kepala Desa untuk menghadiri Musyawarah BPD dengan agenda melakukan umpan balik dan pembahasan hasil pengawasan.)

3.3. Umpan Balik dan Pembahasan Hasil Pengawasan

Kegiatan umpan balik dan pembahasan hasil pengawasan dilaksanakan setelah dibuat laporan pendahuluan hasil pengawasan oleh BPD yang disampaikan kepada Kepala Desa. Kegiatan ini dilaksanakan dalam Musyawarah BPD yang dihadiri oleh seluruh anggota BPD dan Kepala Desa. Dalam musyawarah BPD ini, Kepala Desa diperbolehkan menghadirkan perangkat Desa supaya terjadi umpan balik yang cukup memadai.

Sekretaris BPD dibantu staf administrasi mempersiapkan tempat musyawarah, ATK, maupun alat bantu lainnya sesuai keperluan.

Langkah-langkah pelaksanaan umpan balik dan pembahasan hasil pengawasan dalam Musyawarah BPD, diantaranya adalah:

1. Salah satu unsur Pimpinan BPD bertindak sebagai pimpinan musyawarah. Pimpinan musyawarah membuka kegiatan dan menyampaikan agenda acara;
2. Ketua BPD meyampaikan laporan sementara hasil pengawasan kinerja Kepala Desa;
3. Kepala Desa menanggapi laporan yang disampaikan Ketua BPD;
4. Pimpinan musyawrah memandu diskusi dan pembahasan bersama sampai dicapai kesimpulan musyawarah. Bila ada perangkat desa yang ikut hadir diberi kesempatan untuk memberi tanggapan.
5. Pimpinan Musyawarah membacakan hasil-hasil kesimpulan musyawarah BPD yang akan disusun dalam laporan hasil pengawasan dan akan disampaikan kepada Kepala Desa, Camat dan APIP kabupaten/kota. Semua peserta menandatangani Berita Acara dan Daftar Hadir.

Untuk lebih jelas dan detailnya Anda bisa download file ini konten Juknis Pengawasan Kepala Desa oleh BPD